Luyện thi MOS và IC3

[Luyện thi MOS và IC3] 3 cách để loại bỏ khoảng trắng không cần thiết giữa các từ, các số trong ô tính excel

Trong bài viết dưới đây tin học PST xin chia sẻ với bạn cách loại bỏ dấu cách không cần thiết giữa các từ (để cho giữa mỗi từ chỉ cách nhau một dấu cách), hoặc xóa bỏ tất cả các khoảng trắng không cần thiết trong ô tính excel. Để làm được vậy, bạn có thể dùng hàm trim, tính năng Find & replace hoặc tải Excel add-in để sử dụng tính năng Trim spaces trong thẻ Ablebits Data.

Loại bỏ dấu cách không cần thiết giữa các từ và loại bỏ hết dấu cách trước từ đầu tiên và sau từ cuối cùng.

Ví dụ, bạn có 2 cột như sau. Ở cột bên trái, ô A2, tên “John Doe” được viết đúng với không có dấu cách nào dư thừa (nghĩa là không có khoảng trắng ở đầu và cuối tên và chỉ có 1 dấu cách ở giữa các từ). Tất cả những ô tính khác đều viết sai vì có khoảng trắng không cần thiết. Cột thứ 2 (Length) thể hiện số ký tự trong ô tương tự bên cột Name.

Sử dụng hàm TRIM để loại bỏ khoảng trắng không cần thiết

Hàm TRIM trong excel được sử dụng để xóa bỏ các khoảng trắng không cần thiết.

Bước 1: Thêm một cột với tên là “Trim” bên trái bảng dữ liệu như hình dưới

Bước 2: Trong ô C2 như hình, nhập công thức sau để xóa những dấu cách không cần thiết

=TRIM(A2) (công thức: TRIM(text))

Bước 3: Sao chép công thức xuống các ô tính bên dưới. Như vậy là ta đã có một cột phụ với tên đã được viết đúng.

Bước 4: Bây giờ việc ta cần phải làm là thay thế nội dung cột “Name” bằng nội dung đã được viết đúng ở cột phụ. Chọn tất cả nội dung ở cột phụ (từ ô C2:C6), nhấn Ctrl+C để sao chép chúng vào clipboard.

Sau đó, chọn ô bạn muốn dán dữ liệu đúng (VD: ô A2) => nhấn Shift + F10 hoặc chuột phải => chọn Paste Values

Bước 5: Xóa cột phụ. Như vậy là chúng ta đã xóa được những khoảng trắng không cần thiết bằng hàm TRIM. Tuy nhiên, nếu dữ liệu của bạn quá lớn thì cách này sẽ tốn khá nhiều thời gian của bạn.

Sử dụng Find & Replace để loại bỏ khoảng trắng giữa các từ

Cách này có thể sẽ ít bước hơn nhưng bạn chỉ có thể xóa được khoảng trắng dư thừa giữa các từ. Những dấu cách dư thừa trước từ đầu tiên và sau từ cuối cùng (nếu có và lớn hơn 1 dấu cách) thì sẽ được xử lý thành một dấu cách chứ không thể loại bỏ nó.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn thực hiện Find & Replace

Bước 2: Trong thẻ HOME, nhóm Editing => chọn Find & Select => chọn Replace (hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + H để gọi hộp thoại Find & Replace)

Bước 3: Ở ô Find what: nhập 2 dấu cách. Và nhập một dấu cách ở ô Replace With.

Bước 4: Nhấn chọn Replace All => nhấn OK để đóng hộp thoại xác nhận.

Bước 5: Lặp lại bước 4 cho đến khi bạn nhìn thấy thông báo “We couldn’t find anything to replace.” (có nghĩa là không còn khoảng trắng dư thừa nào trong dữ liệu của bạn)

Chỉ cần 3 cú mouse-click để loại bỏ khoảng trống dư thừa với Cell Cleaner add-in

Bước 1: Tải xuống và cài đặt Cell Cleaner Add-in cho excel (bạn có thể lên trang ablebits.com để tải các tiện ích bổ sung cho excel)

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn loại bỏ khoảng trắng dư thừa, hoặc bạn chọn Ctrl + A để xử lý tất cả dữ liệu trong trang tính excel.

Bước 3: Trong TAB Ablebits Data => nhóm text => chọn Trim Spaces

Bước 4: Bạn chọn loại Trim spaces phù hợp, có các loại Trim spaces sau:

Trim leading/trailing spaces (loại bỏ khoảng trắng dư thừa trước từ đầu tiên và cuối từ cuối cùng)

Trim spaces between words to 1

Trim ‘ ’

Sau đó, nhấn nút Trim => hộp thoại Cell Cleaner for Excel hiện ra => nhấn OK

Nếu bạn cần xử lý dữ liệu dài thì đây là công cụ hữu ích giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu.

Loại bỏ tất cả khoảng trắng giữa các con số

Giả sử, bảng dữ liệu của bạn chứa các con số được ngăn cách bởi các khoảng trắng. Vì vậy, excel sẽ định dạng chúng dưới dạng text và bạn không thể tính toán được.

Cách dễ nhất để loại bỏ những khoảng trắng dư thừa này là dùng Find & Replace

Bước 1: chọn các ô cần sửa

Bước 2: nhấn Ctrl + H để gọi hộp thoại Find & Replace

Bước 4: Nhấn một dấu cách vào ô Find What và để trống trong ô Replace With

Bước 5: chọn Replace All => nhấn OK để hoàn tất

Bạn cũng có thể sử dụng công thức để loại bỏ tất cả khoảng trắng

Ở cột bên cạnh, ô A1, bạn nhập công thức =SUBSTITUTE(A1,” “,” “)

Sau đó copy công thức xuống các ô bên dưới

Nguồn: ablebits.com, dịch và biên tập bởi Tin học PST

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết =D Mời bạn tham khảo các kênh thông tin khác của PST để cùng chia sẻ những kiến thức bổ ích nhé!

Facebook: https://www.facebook.com/luyenthimos.ic3/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCEfBPZ83cjAYLeCrco_gJNg

Group Cộng đồng học MOS và IC3: https://www.facebook.com/groups/tinhocpst.edu.vn/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Content is protected !!