[Luyện thi MOS và IC3] – Cách xóa tất cả các hàng trống trong Excel

Nếu bạn phải làm việc với những file dữ liệu lớn dạng bảng trong Excel thì bạn sẽ thường xuyên gặp vấn đề này. Đó là thường có các hàng không có dữ liệu (blank rows) trong bảng, và điều này có thể gây khó khăn cho Excel trong việc nhận dạng phạm vi dữ liệu đối với các chức năng như lọc, sắp xếp, loại bỏ bản sao hay subtotal… Vì vậy, nếu bạn không loại bỏ blank rows khỏi bảng dữ liệu thì bạn có thể phải mất hàng giờ mỗi khi cần định dạng vùng dữ liệu một cách thủ công để chắc chắn nhận được kết quả đúng.

KHÔNG BAO GIỜ ĐƯỢC XÓA CÁC BLANK ROWS BẰNG CÁCH CHỌN NHỮNG Ô TRỐNG

Trên Internet, bạn có thể thường xuyên gặp những mẹo này để xoá các blank rows:

Chọn dữ liệu của bạn từ ô thứ nhất đến ô cuối cùng
Nhấn F5 để mở hộp thoại “Go to”
Trong hộp thoại Go to chọn Special
Trong hộp thoại Go to special chọn Blanks => nhấn OK
Nhấn chuột phải vào bất kỳ ô trống nào đã tìm thấy và chọn Delete
Trong hộp thoại Delete, chọn Entire row => nhấn OK

Đây là một cách không hay, bạn chỉ nên sử dụng nó cho những bảng dữ liệu ngắn (tầm vài chục hàng) hoặc ít hơn nhé. Bạn không nên sử dụng nó đối với những bảng dữ liệu lớn vì nó có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng.

Hệ quả đó là: Nếu trong bảng của bạn có chứa những hàng có dữ liệu quan trọng và chỉ chứa một ô trống thôi thì toàn bộ hàng sẽ bị xóa.

Ví dụ: tôi có một bảng danh sách khách hàng gồm 6 hàng như dưới đây. Tôi muốn xóa hàng 3 và hàng 5 vì chúng là những hàng trống hoàn toàn.

Nếu làm như cách trên, bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Khi đó, hàng 4 của khách hàng Roger cũng bị xóa, và nguyên nhân là ô D4 trong cột Trafic source bị trống.

LOẠI BỎ BLANK ROWS BẰNG CÁCH SỬ DỤNG NHỮNG CỘT THÔNG TIN QUAN TRỌNG

Phương thức này sẽ hiệu quả nếu bạn xác định được những cột thông tin quan trọng – giúp bạn xác định hàng nào là hàng trống. VD: nó có thể là cột ID number của khách hàng hoặc số thứ tự hay cái gì đó tương tự.

Bước 1: Chọn toàn bộ phạm vi bảng của bạn (hoặc nhấn Ctrl + Home, sau đó nhấn Ctrl + Shift + End)

Bước 2: Thêm Filter vào bảng bằng cách di chuyển đến Tab DATA và chọn Filter như hình dưới

Bước 3: áp dụng bộ lọc cho cột Cust# bằng cách nhấn vào mũi tên hướng xuống trong ô A1, => bỏ chọn Select All => chọn Blanks (trong thực tế thì danh sách này thường rất dài, nhưng lựa chọn Blanks luôn ở cuối cùng của danh sách) => nhấn OK

Bước 4: Chọn tất cả các hàng đã lọc được (hoặc nhấn Ctrl + Home => nhấn nút mũi tên hướng xuống để di chuyển để ô đầu tiên của hàng trống đầu tiên => chọn Ctrl + Shift + End)