Chú ý: Bài viết áp dụng cho Office phiên bản 2010 trở lên
- Để thiết lập mật khẩu cho file excel, word hay powerpoint bạn làm như sau:
Trong Tab FILE => INFO => chọn Protect Document / WorkBook / Presentation => Encrypt with Password (Mã hóa bằng mật khẩu)
Hộp thoại Encrypt Document (nhắc tạo mật khẩu) hiện ra => Nhập mật khẩu => click OK
Hộp thoại Confirm Password (xác nhận mật khẩu) hiện ra => nhập lại mật khẩu => click OK
Sau khi xác nhận mật khẩu thì bất kỳ ai (kể cả bạn) muốn mở file đều phải xác nhận mật khẩu trước tiên.
Chú ý: Bạn phải lưu tệp để chắc chắn rằng mật khẩu có hiệu lực
Bạn cần phải nhớ mật khẩu để mở file vì Office không hỗ trợ lấy lại hay xóa mật khẩu khi bạn quên mật khẩu.
- Để loại bỏ mật khẩu làm như sau:
Mở tệp bị khóa (sẽ cần mật khẩu để mở tệp) => Tab FILE => Protect Document => Encrypt Document => Bạn xóa mật khẩu = Click OK.
Chú ý: Hãy lưu lại tài liệu để thay đổi xóa mật khẩu trở thành vĩnh viễn.
- Ngoài ra bạn cũng có thể bảo vệ tài liệu bằng cách cho phép người khác đọc tài liệu nhưng kiểm soát thay đổi
Trong Tab FILE => Protect Document => Word sẽ hiện các tùy chọn sau:
Mark as Final (đánh dấu bản cuối): Khi File được đánh dấu là bản cuối thì các tính năng như nhập, chỉnh suwrar, các lệnh và dấu kiểm lỗi đều bị vô hiệu hóa hoặc bị tắt, người dùng chỉ có thể đọc. Khi bạn đánh dấu là bạn cuối Word sẽ yêu cầu bạn lưu tệp. Khi bạn hay bất kỳ ai khác mở tl sẽ nhận được một thông báo màu vàng nằm ở đầu tl, nếu chọn vẫn sửa => Tài liệu sẽ không còn được đánh dấu là bản cuối
Restrict Editing (hạn chế chỉnh sửa): giúp bạn hạn chế một số chỉnh sửa từ người dùng khác
Khi chọn Restrict Editing => word hiện các tùy chọn sau:
Restrict Access (hạn chế quyền truy cập): cho phép bạn áp dụng quyền qua một mẫu do cơ quan, tổ chức của bạn tạo.
Để loại bỏ => mở tệp => chọn thay đổi quyền trong thanh màu vàng ở đầu tài liệu
Add a digital signature (thêm chữ ký số): thêm chữ ký số ẩn giúp xác minh tính xác thực của file (như thông tin số, tài liệu, thư email và macro …)
Để loại bỏ => mở tệp = nhận được một thông báo màu vàng ở đầu => chọn vẫn chỉnh sửa => xác nhận thông báo rằng việc chỉnh sửa sẽ loại bỏ chữ ký khỏi tài liệu.
Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết =D Mời bạn tham khảo các kênh thông tin khác của PST để cùng chia sẻ những kiến thức bổ ích nhé!
Facebook: https://www.facebook.com/luyenthimos.ic3/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCEfBPZ83cjAYLeCrco_gJNg
Group Cộng đồng học MOS và IC3: https://www.facebook.com/groups/tinhocpst.edu.vn/